Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Уманському міськрайонному суді Черкаської області

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу Уманського міськрайонного суду Черкаської області

Затверджені рішенням зборів суддів Уманського міськрайонного суду Черкаської області від  28.03. 2025 року, №  1.

1. Автоматизована система документообігу Уманського міськрайонного суду Черкаської області функціонує відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 02 червня 2016 року № 1402- VIII, нової єдиної чинної редакції Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року №39 та погоджене наказам Державної судової адміністрації України від 29 листопада 2024 року № 529 та цих Засад.
2. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи суду несе керівник апарату суду, а в разі його відсутності - заступник керівника апарату суду або особа, яка виконує обов’язки керівника апарату суду.
3. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється працівниками апарату суду, які мають на це право, відповідно до функціональних обов’язків користувачів автоматизованої системи документообігу Уманського міськрайонного суду Черкаської області на підставі наказів керівника апарату суду.
4. В Уманському міськрайонному суді Черкаської області застосовуються:

-     автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної справи;

-  пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

-   розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

-   повторний автоматизований розподіл судових справ.

Пакетний автоматизований розподіл проводиться щоденно з 15 до 16 години, у п’ятницю - з 13 до 14 години, після реєстрації справ та матеріалів, що надійшли протягом робочого дня.                                                                                                                  

Справи, що надійшли після 15 години, у п’ятницю - після 14 години, підлягають автоматизованому розподілу судових справ одразу після реєстрації.

До справ, що підлягають негайному розгляду, застосовується автоматизований розподіл одразу після їх реєстрацій.

5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент її автоматизованого розподілу, здійснюється згідно із вимогами «Положення про автоматизовану систему документообігу суду», цих Засад та з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ, передбачених КП «Д-3».
6. Кожний робочий день о 09 год. 00 хв. керівник апарату суду, або особа, яка виконує її обов’язки, перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає секретарю канцелярії суду інформацію про відсутніх на робочому місці суддів (довідка, доповідна, витяг з табелю) з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний, тощо).

У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя в день невиходу на роботу до 09 год. 00 хв. або протягом дня з моменту виявлення хвороби, зобов’язаний невідкладно повідомити про це керівника апарату суду або особу, яка виконує її обов’язки.

7. Невиконання суддею обов’язку щодо невідкладного повідомлення керівника апарату суду або працівника, який виконує його обов’язки про відсутність на роботі з поважних причин, що визначено абзацом 2 пункту 6 Засад, та у разі розподілу на такого суддю справи, вважається, що така справа і матеріали розподілені правомірно та не є підставою для їх повторного розподілу.
8. Відмітка у табелі про причини непрацездатності «Відпустка», «Відрядження», «Навчання» проводиться на підставі відповідного наказу голови суду чи особи, яка виконує його обов’язки. Відмітка про причини непрацездатності «Хвороба» проводиться на підставі усного повідомлення судді про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності.
9. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

У разі відмови судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи, керівник апарату суду або його заступник зобов’язаний скласти акт, в якому має зафіксувати даний факт та негайно доповісти голові суду або його заступнику.

Про відмову в отриманні справи суддею, головою суду або його заступником невідкладно інформуються Апеляційний суд, Вища . кваліфікаційна комісія суддів України та Рада суддів України.

10. У разі знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та Тривають понад п’ять робочих днів, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді тримання під вартою, клопотання слідчого прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду або особою, яка виконує обов’язки голови суду, згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням повноважень суддів щодо розгляду справи, правом поєднання судових справ, даних табеля робочого часу суддів та вимог пункту 2.3.3. Положення.

Автоматизований розподіл судових справ (окрім тих, які за законом мають розглядатися невідкладно) між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи документообігу суду або на наступний робочий день після усунення зазначених обставин (знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання, комп’ютерних програм або сервера автоматизованої, системи документообігу суду) чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи суду на підставі акту, затвердженого керівником апарату суду із зазначенням причин.

11. З метою виконання завдань кримінального провадження, дотримання норм Кримінального процесуального кодексу України щодо прийому та розгляду в розумні строки клопотань органів досудового розслідування: про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою (в тому числі тих, які вже перебувають в провадженні суду та по яким слідчим суддею надано дозвіл на затримання), про проведення обшуку, скарг щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України та інших клопотань слідчих органів в межах досудового розслідування кримінального провадження, в суді встановлюється чергування для слідчих суддів та працівників апарату суду у вихідні та святкові дні. У дні чергування автоматизований розподіл цих клопотань здійснюється на слідчого суддю, який визначений в затвердженому головою суду графіку чергувань. Прийом та реєстрація вище зазначених клопотань здійснюється до 10 год. 00 хв.
12. У разі перебування головуючого судді у нарадчій кімнаті та на стадії ухвалення судового рішення в незакінченому судовому засіданні більше 4 годин справи, які розподілені на суддю та підлягають негайному вирішенню, зокрема:

-     клопотання про проведення обшуку;

-     клопотання про проведення слідчого експерименту;

-     скарги щодо захисту прав людини - ст. 206 КПК України;

-      заява про забезпечення позову до надходження позовної заяви;

-       подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України;

-  подання про примусове проникнення до житла; передаються для повторного автоматизованого розподілу.

13. У випадку прогнозованого передбачення необхідності продовження розгляду кримінальних справ (проваджень), вирішення питань про, обрання міри (продовження чи зміну) запобіжних заходів, розгляду цивільних, адміністративних справ, справ про адміністративні правопорушенню а також інших питань, пов’язаних із розглядом цих судових справ, як виняток судовий розгляд може бути продовжено після завершення робочого часу, з метою дотримання принципів безперервності та розумних строків судового розгляду.

За викладених вище обставин, головуючий зобов’язується попереджувати про ці обставини голову суду, а також керівника апарату суду.

       Головою суду та керівником апарату суду повідомляються усі судді та відповідальні працівники апарату суду про можливість залучення до роботи понад встановлений робочий час.

Судді та відповідальні працівники суду зобов’язуються до завершення розгляду судових справ перебувати на постійному зв’язку.

14. Клопотання (подання) та скарги у межах одного кримінального провадження (ЄДРДР) передаються раніше визначеному слідчому судді.

У випадку, якщо раніше визначений слідчий суддя при надходженні нових клопотань (подань) та скарг у тому ж кримінальному провадженні відсутній на роботі у зв’язку з відпусткою, відрядженням, тимчасовою непрацездатністю та інших підстав, передбачених пунктом 2.3.3. розділу 2.3. Положення «Про автоматизовану систему документообігу суду», проводиться автоматизований розподіл таких матеріалів на загальних підставах.

У разі розгляду клопотань (подань) та скарг у межах одного кримінального провадження декількома суддями, при надходженні нових клопотань (подань) та скарг у цьому ж кримінальному провадженні останні передаються судді, який був першим визначений автоматизованою системою документообігу суду для розгляду таких матеріалів.

15. Раніше визначеному в судовій справі судді чи колегії суддів передаються матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, в разі надходження кримінального провадження стосовно декількох осіб. Якщо матеріали кримінальних проваджень перебувають у декількох суддів - передаються судді, який був першим визначений автоматизованою системою документообігу суду.
16. Раніше визначеному судді чи колегії суддів, передаються кримінальні провадження, обвинувальні акти яких були повернуті прокурору відповідно до статті 314 КПК України, після дооформления, а також кримінальних проваджень після скасування ухвал суду про повернення обвинувальних актів прокурору.

У разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді  (судді - доповідача) у випадках передбачених підпунктом 2.3.39 пункту 2.3 цього Положення, такі судові справи та матеріали підлягають повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебуває така судова справа,  не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді у зв’язку з перебування судді у відпустці, відрядженні чи тимчасової непрацездатності та інших підстав, передбачених пунктом 2.3.3. розділу 2.3. Положення «Про автоматизовану систему документообігу суду».

17. У випадку настання обставин (хвороба судді більше одного місяця або інших обставин) за яких строк тимчасової відсутності головуючого судді по справі призводить до порушення строків вирішення справи, у кожному конкретному випадку на підставі рішення зборів суддів дана справа може бути вилучена у судді та підлягати повторному авторозподілу.

У разі відсутності кворуму зборів суддів, проводиться нарада суддів. У такому випадку рішення ухвалюється більшістю голосів суддів, присутніх на нараді.

У випадку неправильного розподілу справи, така справа невідкладно вилучається керівником апарату суду або особою, яка виконує його обов’язки та за його мотивованим розпорядженням передається на повторний авторозподіл.

18. З метою дотримання передбаченого законом строку розгляду відповідної справи заміна визначеного автоматизованою системою присяжного у цивільних справах може здійснюватися на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду на виконання службової записки головуючого судді, необхідність внесення якої вирішується у кожному конкретному випадку останнім у разі неявки присяжного в судове засідання два та більше рази.
19. Засади набирають чинності з дня введення в дію нової єдиної чинної редакції Положення про автоматизовану систему документообігу суду ( з 01.04.2025 року).

Зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу Уманського міськрайонного суду Черкаської області вносяться шляхом затвердження Зборами суддів Уманського міськрайонного суду Черкаської області Засад використання автоматизованої системи документообігу Уманського міськрайонного суду Черкаської області в новій редакції.

З 01.04.2025 року вважати такими, що втратили свою чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу Уманського міськрайонного суду Черкаської області, затвердженні рішенням зборів Уманського міськрайонного суду Черкаської області від 23.06.2021 № 6 із змінами та доповненнями.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.